CLAVIUS - základné pravidlá pri spracovávaní tlačených monografií

  1. Spusťte program CLAVIUS katalogizácia (fialová ikonka kníh).
  2. Vyberte meno zo zoznamu a potvrďte dolu tlačítkom OK.
  3. Z menu hore zvolte Katalóg a následne voľbu Knihy.

I. Vkladanie / Katalogizácia kníh - tvorba titulového záznamu
Po otvorení katalogizácie kníh sa zobrazí záložka s prehľadom Titulov. Kliknite na ikonu Nový. Potom sa objaví okno Nový titul. Tu vyplníte buď ISBN (môžete zosnímať nakladateľský čiarový kód na obálke knihy) alebo začiatok názvu a prípadne i meno autora. Po stlačení tlačítka Hľadaj tituly uvidíte na záložke Výsledky, či hľadaný titul nie je už v databáze Vašej knižnice (stĺpec zdroj je K) alebo v externej databáze (Ishare I, atď.) :

  1. pokiaľ hľadaný titul je už vo Vašom spracovanom knižnom fonde, doplníte len zväzok, tj. prírastkové číslo. Pokračujete tlačítkom Doplniť zväzok. (viď kapitola II.)
  2. pokiaľ hľadaný titul nájdete v externej databáze, (záznam so zdrojom K nie je k dispozícii), skopírujete najvhodnejší externý záznam tlačítkom Kópia vybraného titulu. Kvalitu záznamu skontrolujete v Ukážke katalógového lístka, tj. kliknutím na príslušnú ikonu na paneli nástrojov hore pod menu obsahujúcom skupinu ikoniek. Celý záznam potom ľahko skontrolujete. Oprava chýb: Na lístku kliknete na chybný údaj. Tým vyvoláte pole, v ktorom je údaj uložený. Opravíte a potvrdíte tlačítkem OK. Rovnakým spôsobom môžete údaj vymazať.
  3. pokiaľ nenájdete hľadaný titul, pokračujte buď tlačítkom Nový titul alebo sa myšou vraťte na záložku Údaje o titule, upravte hľadaný text a vyhľadávanie opakujte. Záznam o novom titule vytvoríte vložením jednotlivých údajov do príslušných polí na záložkách Autori, Názvové údaje, Údaje o vydaní, Údaje o edícii a Vecný popis alebo na záložke Vkladanie titulov pri jednoduchšej variante formuláru

Spracovanie a opravu záznamu zjednodušuje používanie funkčných kláves :
F1 – pomocník, F2,F3,F4 – dohľadanie slovníkom, F5 – pohľad do slovníka, F6 – štandardná hodnota + stlačením pravého tlačítka myši v jednotlivých podpoliach vyvoláte menu a voľbou Pomocník získate základné katalogizačné pravidlá k príslušnému poľu.
Záznam, ktorý ste skopírovali alebo vytvorili nový, uložte pomocou bledomodrej ikony Diskety na paneli nástrojov hore pod menu obsahujúcom skupinu ikoniek.

Potom k záznamu musíte ešte vytvoriť záznam o zväzku (exemplári).

II. Vkladanie / Katalogizácia kníh - tvorba zväzkového záznamu
Kliknite na záložku Zväzky a potom hore na ikonu Nový. Pokiaľ je to prvýkrát po vstupe do systému, musíte ešte určiť, či sa budú vkladať Novinky (novozakúpená kniha – tu sa uvádza aj dodávateľ, spôsob nadobudnutia a číslo príjemky) alebo Retro (staršia už evidovaná kniha). V prípade novinky pridelí systém prírastkové číslo sám. Ak nie je správne, zavolajte našu linku 02 20 240 006 alebo svojmu servisnému bodu.
Na záložke Vkladnie– Oprava vybraného zväzku vložíte príslušné údaje o konkrétnom zväzku, predovšetkým jeho prírastkové číslo - pokiaľ je to staršia už evidovaná kniha. Potom vyplňte hlavne signatúru (umiestenie na regáli) a cenu. Záznam potom uložíte pomocou bledomodrej ikony Diskety v paneli nástrojov hore pod menu obsahujúcom skupinu ikoniek.

Ak nechcete vkladať ďalšie zväzky rovnakého titulu, kliknite na záložku Tituly a celý postup opakujte pre ďalšie knihy. Ikona Nový má viac významov: pokiaľ ste na záložke Tituly pridáva nový titul, ale pokiaľ ste na záložke Zväzky pridáva nový zväzok.

III. Tlač čiarového kódu : voľba menu Výstupy - Čiarový kód
Na záložke Podľa zväzkov stanovíte kritériá, podľa ktorých systém vyberie a vytlačí súbor čiarových kódov pre zväzky (prírastkové čísla), ktoré ste už vložili. Prírastkové číslo knih je v čísle čiarového kódu na konci vpravo. Čiarové kódy doporučujeme tlačiť na laserovej tlačiarni na samolepiacu etiketu rozmerov 38x21,2 mm. Na archu A4 je 65 kusov (13x5).

Na záložke Výpočtom môžete zadať ľubovoľné čísla alebo ich intervalové rozpätie. Tento spôsob použijete v prípade, že si potrebujete prichystať súvislú radu čiarových kódov alebo vytlačiť opravu jednotlivých čiarových kódov. Päťmiestne predčíslie (prefix knižnice), ktorým kód začína, nezadávajte.

IV. Tlač prírastkového zoznamu : voľba v menu Výstupy - Prírastkový zoznam
Naskôr zvolíte podmienku, pre ktoré záznamy chcete zoznam tlačiť. Vľavo hore zvoľte druh dokumentu Knihy alebo Nové knihy (ktoré majú vyplnené číslo príjemky). V podmienkach potom uveďte rozsah prírastkových čísiel alebo dátum vloženia zväzku. Je potrebné vyplniť obe hodnoty od – do. Potom stlačte tlačítko OK. Nasleduje možnosť Výberu tlačovej zostavy, tj. formy zoznamu. Pred samotnou tlačou sa môžete pozrieť na ukážku tlače pomocou tlačítka Náhľad.

V. Vyraďovanie dokumentov - Úbytky : voľba v menu Úbytky - Knihy
Zapísaním dokumentu v režime Úbytky ho systém nielen vyradí z evidencie a zapíše do zoznamu úbytkov, ale zároveň skryje vo vyhľadávaní pred čitateľmi. Okno Úbytky-Knihy obsahuje záložky Prehľad už vyradených zväzkov a Vkladanie a oprava úbytkov. Na tejto záložke je potrebné najskôr zadať prírastkové číslo zväzku alebo nasnímať snímačom čiarový kód. Úbytkové číslo je zadávané automaticky. Ak nie je správne, zavolajte našu linku 02 20 240 006 alebo svojmu servisnému bodu.

Pokiaľ je zadaný dokument nájdený vo fonde, zobrazia sa jeho údaje a po doplnení dôvodu vyradenia stlačením tlačítka Odpísať (alebo nasnímaním kódu ÁNO na riadiacom tablete) sa údaj uloží.

Odpisovať môžete aj dokumenty, ktoré nie sú uložené v databáze systému. Vyplníte všetky základné údaje pre úbytkový zoznam a uložíte tlačítkom Odpísať. Pred tlačou úbytkového zoznamu je potrebné pomocou ikony Filter (lievik) urobiť výber záznamov úbytkov – najčastejšie podľa rozsahu prírastkových alebo úbytkových čísel alebo podľa dátumu vyradenia zväzkov. Vlastnú tlač úbytkového zoznamu potom spustíte ikonou Tlačové výstupy (tlačiareň). Pred samotnou tlačou sa môžete pozrieť na ukážku tlače pomocou tlačítka Náhľad.

VI. Údržba slovníkov - voľba menu Systém - Slovníky
Slúži k hromadnej oprave ukladaných hodnôt do slovníkov autorov, dodávatelov, nakladateľstiev, edícií, miest vydania a kľúčových slov. Miesto opravy týchto údajov v jednotlivých záznamoch doporučujeme robiť hromadnú opravu v tomto režime pomocou tlačítka Oprava. Pomocou tlačítka Použi sa môžete pozrieť na záznamy obsahujúce aktuálnu položku slovníku.

Pokiaľ ste prácu v systéme ukončili neštandardným spôsobom ( výpadok prúdu alebo iné nečakané vypnutie programu či celého počítača ), použite režim Obnovy indexov vo vodorovnom menu voľba Systém, zvislé menu voľba Obnova indexov.

A dobrá rada na koniec : Nezabudnite vložené dáta ZÁLOHOVAŤ !!! Vo vodorovnom menu voľba Systém, zvislé menu voľba Zálohovanie.

Návod k obsluhe Výpožičného protokolu nájdite tu.


Späť na hlavnú stránku Otázky, pripomienky : info@lanius.cz